智能办公时代行政该如何应对
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admin
2020-02-13 00:44

  如今,“智能办公”已不是一个新话题了,但真正落地到一家企业的节奏是较为缓慢的。于中国企业而言,智能办公产品将是对办公场景革命性的生态变革,它能使办公更加简单高效,安全人性。那么,这种智能办公环境将如何改变行政工作呢?智能办公时代,行政该如何应对呢?

  但仅仅实现单个设备/服务的智能化,是远远不够的,在办公区内,通过人/物/事之间的连接和协同,实现更加高效的工作方式,才是真正的智能办公化。

  单个设备/服务智能化,而没有一个统一的控制系统,意味着行政的参与管理服务精力只会更多而不会得到本质上的优化,而且目前智能办公解决方案供应商都已经比较成熟,如:钉钉、极企、控客都选择了通过路由器来实现“办公室总入口“这个角色。

  通过智能中枢的建立,实现人与设备,设备与设备之间的连接,让智能中枢帮助行政无感协同地连接办公室里的任何设备,相互协调、相互协同,才是行政提高效率的重中之重

  如:将办公室的冰箱、打印机、复印机、电灯等等都链接进系统内进行智能管理,还能生成电力消耗、纸张打印数量、故障报修等数据,自动分析提供报告。

  智能化办公的基础架构一旦达成,将一个企业内所有的办公设备和人智能连接起来,基于数据形成相互协同,那么无论公司是经验什么业务、是怎样的企业文化、内部流程是怎样的复杂,之后的智能办公加分项都将重新定义企业办公效率,贴合企业个性而运行。

  有了智能化产品来取代行政的日常基础事务以后,行政们的工作版块减少,就可以将精力集中到更应该集中的部分,比如更好地打造员工福利、改善办公环境等内容上面,通过凝聚企业员工来促进企业生产力,打造最佳雇主的企业形象。

  智能办公时代,行政们的工作效率也会大大提升。传统考勤成本数据统计,一家100到200人之间的企业,一个行政人员每个月要耗费5天的时间成本来做人员考勤统计,但使用了智能化考勤产品后,这个时间可以缩减为1天。

  智能产品的使用将会提升行政的整体服务质量,使行政的服务质量趋于稳定,不会因为人员素养差异而变化。

  现在的智能化产品都在努力做到人性化。比如,有些智能前台除了能够设置定时的问候语外,还有一个很有意思的“微笑指数”,如果你连续十天上班打卡的时候都没有微笑,老板就会关注到你的情绪问题。

  这样的温度设计也会让员工们觉得很舒心,感受到一个企业的温度。并且,行政能有更多的时间去思考提升服务质量的问题上,而不是把效率浪费在了基础的事务上。

  所以,不管是在基础事务还是智能产品暂时无法覆盖的其他行政工作内容,都将明显感受到行政服务质量的提升。

  对于企业和行政来说,智能办公所带来最显而易见的成效是成本的缩减。根据数据,1家100人规模的企业靠使用智能办公软硬件一年能够节省70万的开支。

  智能办公所提倡的无纸化、线上协作、智能前台等一系列概念,都节约了人员成本与采购成本,在使办公变得轻便化的同时,起到了把控预算、节约企业成本的目的。

  智能前台等产品的出现会逐渐使一些岗位变得不那么必要,面对这种局面,行政人应该勇于接受挑战,拥抱新变化。做到:

  我们需要顺应发展趋势,转变观念,勇于学习利用新概念产品,利用它来更好地辅助工作,达到提高工作效率、增强员工体验、降低行政成本等多重目的。

  在这样新的趋势下,有很多行政人会担心自己被智能设备取代,但我们认为,智能设备取代的是不会善用智能设备的人。

  力图突破,提升能力,进阶到更高的层次,这是每一位对行政有职业规划的人都会去做的事。而随着智能办公的越来越普及,相信懂得如何应用智能硬软件,提升办公效率,提高满意度,会成为新时代行政的职场竞争力之一。

  每个趋势的到来,都会使社会及社会中的个体受到或多或少的影响。而行政想得到正面影响的方法只有一个,那就是拥抱新变化,勇敢接受挑战,关注智能办公,找到行政的发力点。以上便是智能办公时代,行政该如何应对的全部内容,若是了解更多资讯,敬请关注千家网!

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